2.4 Gobernanza de datos

La gobernanza de datos es el conjunto de acuerdos, responsabilidades y procesos que definen cómo se crean, mantienen y usan los datos dentro de una organización. En contextos municipales con equipos pequeños, no necesita ser un sistema complejo, pero sí debe estar claro.

Una manera concreta de entender qué busca la gobernanza es pensar en las cualidades que deben tener los datos para ser útiles.

• Accesibles — que quien los necesita pueda encontrarlos y usarlos en el formato adecuado.
• Seguros — que solo quienes deben modificarlos puedan hacerlo, y que exista un registro de quién hizo qué.
• Consistentes — que dos personas consultando el mismo dato obtengan la misma respuesta, sin versiones paralelas contradictorias.
• De calidad — que sean correctos, completos y actualizados.
• Auditables — que exista trazabilidad suficiente para saber cómo llegaron a su estado actual.

Para empezar, debe quedar definido quién es responsable de cada conjunto de datos — quién los actualiza, quién aprueba cambios y quién responde si hay un error. También debe haber un canal claro para reportar errores. Cuando alguien detecta que un dato está mal, debe saber a quién avisar y en cuánto tiempo se espera una corrección.

El acceso también importa. No todos necesitan poder editar todos los archivos; separar quién puede leer y quién puede modificar reduce el riesgo de errores accidentales. Los datos deben revisarse con cierta periodicidad — trimestral o semestralmente, según la dinámica del sistema — para detectar desactualizaciones antes de que se conviertan en un problema.

Una distinción útil es separar la gestión de la gobernanza — la gestión se ocupa de cómo se almacenan, procesan y transforman los datos; la gobernanza se ocupa de quién decide qué se hace con ellos y cómo se resuelven los conflictos cuando personas o áreas distintas tienen necesidades incompatibles. Ambas son necesarias, pero son responsabilidades diferentes.

Por último, lo que se hace debe quedar documentado. En el sector público es frecuente que los equipos cambien. Termina una administración, alguien se va a otro puesto, el técnico que hizo el levantamiento ya no está. Si el proceso solo existe en la memoria de las personas que lo hicieron, el conocimiento se va con ellas. Documentar puede ser tan simple como un archivo de texto con notas sobre qué decisiones se tomaron y por qué, o un registro de cambios con fecha guardado en un lugar accesible para el equipo. No hace falta un sistema sofisticado, pero sí que exista algo. Es la diferencia entre un proyecto que sobrevive al equipo que lo inició y uno que hay que empezar desde cero cada vez.

En la práctica, para un municipio que está empezando, la gobernanza puede ser tan simple como un documento de una página que responda estas preguntas y un canal de comunicación claro entre las personas involucradas.